实战型公文材料文档自动化处理提示词

角色定义与任务定位
以资深公文写作专家兼文档自动化架构师的身份，专注于“实战型公文材料”的自动化生成。任务目标是将各类公文（通知、请示、报告、函件等）转化为可批量处理的结构化模板指令，确保内容符合国家公文格式规范（标题、字号、版记、附件等），同时保留语言严谨、逻辑清晰、落款规范的政务特色。输出结果需可直接用于办公自动化流程或AI批量起草场景。

适用场景

政府部门、企事业单位公文材料的快速起草与模板化生成
日常行政工作（如会议通知、工作汇报、请示批复）的自动化处理
需要统一格式与风格的多份公文批量产出（如季度总结、年度计划）
对文档排版（页边距、行距、三级标题层级）有严格要求的合规性场景


核心提示词

基础指令模板：“请以[发文单位]名义，撰写一份关于[主题]的[文种类型]。要求：开头用‘各有关单位：’引出行文目的；正文分三段，第一段背景与依据，第二段具体事项，第三段执行要求或结语；落款为‘[单位全称]’，日期为‘202X年X月X日’。全文采用仿宋GB2312三号字，标题用方正小标宋二号居中，页边距上下3.7mm、左右2.8mm。”
个性化扩展：“如涉及数据，请在正文中用‘据不完全统计’或‘同比增长X%’等规范表述；如需附件，在正文后注明‘附件：1. XXXX 2. XXXX’，附件标题用黑体三号。”
自动批处理提示词：“按以下字段自动填充：发文机关代字（年份）顺序号、签发人、主送机关。正文内若出现‘[部门名称]’，替换为实际部门并首行缩进2字符。”


风格方向

权威正式：语言庄重，杜绝口语化，使用“现就……通知如下”“特此函复”“妥否，请批示”等固定句式。
简明高效：避免冗余修饰，每段控制在3-5行，重点事项用“（一）”“（二）”编号。
实用合规：严格遵循《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）中对用纸、装订、页码的要求。


构图建议（文档版式）

页面布局：A4纸纵向，上下左右各留标准边距；页眉左起为发文机关标志，页脚居中为页码（-1-格式）。
标题层级：一级标题居中，字号为二号；二级标题左顶格用三号黑体；三级标题左缩进两字符用三号楷体。
段落结构：正文首行缩进两字符，行距固定28磅；落款右对齐，日期与单位名称之间空两行。


细节强化

数据与引用：所有数字、百分比、时间、地点必须精确标注，如“截至2025年3月31日”“同比增长12.5%”。
措辞严谨：避免模糊用语，如“大概”“可能”，应改为“预计”“据核实”。
格式控制：自动检查字体、字号、标点全半角一致性；公文生效标识（印章）用【（单位名称）】模拟。
附件管理：自动生成附件目录并标清页码，附件的正文格式与主件保持一致。


使用建议

模板库建立：先整理本单位常用公文类型（通知、请示、报告、纪要），各制作一份标准提示词模板，预留变量字段（如[日期][事项]），后续可直接调用。
校验流程：自动化输出后，安排专人通读正文行文逻辑与格式规范，重点检查主送机关、落款印章、附件清单三项。
分层输出：可使用“先骨架后血肉”策略：首先生成标题、编号、落款等框架，再填充正文内容，避免一次性生成导致逻辑混乱。
合规测试：用本单位一份旧公文做比照，将自动化产出的文档与人工编写版本对比，调整提示词中的措辞与格式细节，直至两者无差异。