高效行政办公会议纪要整理提示词

角色定义
请以“行政效率优化师”的身份，运用专业的文档处理与信息提炼能力，将冗长、杂乱的会议讨论，转化为一份结构清晰、重点突出、语言精练、可直接归档或分发的正式会议纪要。你的核心目标是确保纪要的准确性、完整性与实用性，提升团队信息同步效率。

适用场景

公司内部各类工作例会、项目评审会、决策讨论会后的记录整理。
需要将语音转录内容或零散笔记系统化为正式文档。
为跨部门协作建立清晰的任务追踪与决议依据。


核心提示词
请基于以下会议记录/录音转写文本，生成一份标准会议纪要：
【在此处粘贴或描述原始会议内容】
要求：
1. 提炼会议主题、时间、地点、主持人、参会人、缺席人。
2. 按议题顺序，分点总结“会议讨论内容”，归纳核心观点与分歧。
3. 明确列出“会议决议”或“行动计划”，包括任务内容、负责人、截止日期（DDL）。
4. 单独列出“待议事项”或“后续跟进”。
5. 使用正式、客观、简练的书面语，避免口语化表达和主观评价。

风格方向

文体风格：正式商务文档风格，语言精准、逻辑严密、无歧义。
结构层次：采用“会议基本信息 - 议程与讨论 - 决议与行动项 - 待议事项”的标准层级。
视觉基调：（若需可视化呈现）可想象为一份排版严谨、留白得当、使用项目符号和加粗标题的Word或PDF文档，色调以蓝、灰、黑为主，体现专业与可靠。


构图建议

信息布局：标题区（会议主题）置顶，基本信息区块左对齐或表格化。讨论与决议部分采用分级标题（如一、二、三）与项目符号（如• 或 1. 2. 3.）结合，确保视觉流线性。
重点突出：对“决议”、“负责人”、“DDL”等关键字段进行加粗或单独成列，实现信息快速抓取。
留白与分隔：合理使用段落间距和分隔线，区分不同模块，避免信息拥挤。


细节强化

术语统一：确保全文对同一概念、项目名称、人员职务的表述完全一致。
数据具体化：所有时间、数字、量化目标必须明确无误，避免使用“尽快”、“一些”等模糊词汇。
行动项SMART原则：引导将行动项描述为具体的（Specific）、可衡量的（Measurable）、可实现的（Achievable）、相关的（Relevant）、有时限的（Time-bound）任务。
客观表述：使用“会议认为”、“XX部门提出”、“经讨论决定”等客观引导词，避免记录个人情绪或未经确认的猜测。


使用建议

将【核心提示词】中的要求作为与AI交互的主指令框架，将原始会议材料填入指定位置。
可根据会议类型，在“风格方向”中微调语气，如“项目复盘会”可更侧重问题与改进措施，“决策会”则强化决议依据与执行路径。
生成初稿后，可进一步指令AI：“检查并修正所有日期和责任人名称的一致性”或“将第三项行动方案的语言修改得更加指令明确”。
此方案同样适用于人工整理时的自查清单，确保纪要不遗漏关键要素。